Revision History

Policy Name: Electronic Communication Policy
Policy Owner: Information Technology
Policy Approver(s): Vice President’s Council
Version Number: 1.0 – (Replaced Email Policy)

Effective Date: December 11, 2017
Last Reviewed/Approved Date: New Policy
Next Scheduled Review Date: December 13, 2022
Policy Type: Campus-Wide


1.0 Purpose

这一政策的目的是确保银河游戏app的电子通信服务(电子邮件, texting, etc.)可用于和可靠的伊隆社区,并用于适合大学使命的目的.

银河游戏app鼓励使用电子通信来分享信息和知识,以支持大学的教育使命, 研究和公共服务以及管理大学的业务. To this end, 大学提供互动电子通讯服务及电讯设施, mail, publishing, and broadcasting.

本政策取代以往任何与这些主题相关的政策或要求,并将至少每年审查一次,以备可能的更新.

2.0 Scope

本政策适用于任何访问或使用Elon设施或资产的人, Confidential Information, Elon Data (the “Elon Community”), including faculty, staff, trustees, students, temporary employees, contractors, third-party service providers, business partners and alumni. 基于语音识别技术的融合, video, and data networks, the University established principles, rules, 以及适用于伊隆共同体所有成员的程序,以具体解决与使用电子通信有关的问题. 本政策阐明了合规性和安全性对电子通信的适用性,以确保本政策的一致应用.

本政策适用于电子通信的内容, 以及与此类通信相关的电子附件和交易信息.

3.0 Definitions

Availability: 信息的特征,授权人员可以在需要时访问该信息.

Confidentiality:  只有经过授权的人员或系统才能获得的信息的特征.

Confidential Information:包括国家规定的数据和信息, federal or international laws, 任何受支付卡行业监管的数据和信息,以及任何不被视为公开的银河游戏app数据和信息.

Elon Assets: 

  • 收购中使用的任何设备, storage, manipulation, management, movement, control, display, switching, interchange, transmission, or reception of data or information, including printers, storage devices, computers, computer equipment, 网络设备和系统以及电话设备和系统.
  • 用于存储的任何软件或技术系统, transmit, process, 创建或呈现信息或数据供大学使用
  • 伊隆社区成员在代表银河游戏官方下载网开展业务过程中使用的任何数据或信息.

Elon Data: 任何以电子或数字形式保存的信息资源. Data may be accessed, searched, 或通过电子网络或其他电子数据处理技术检索.

Information Security:  保护信息的机密性、完整性和可用性.

Information Security Program: 处理计划的管理过程的一部分, implementation, maintenance, 监察及改善大学内的资讯保安.

Integrity: 只有经过授权的人员或系统才能以允许的方式更改信息的特性.

Official Email Account: an以域名结尾的银河游戏官方下载网的电子邮件帐号 @ukrsvoboda.com 是官方的电子账户吗,应该用来进行大学业务吗.

4.0 Responsibilities

  • Senior University Leadership (大学校长及高级教职员)负责确保有足够的资源来支持这项政策,并保护大学的资讯及科技资产.   
  • 信息技术副总裁兼首席信息官 负责确保银河游戏app的电子通信技术能够使大学实现其目标和目标.  
  • Director of Information Security负责设计和实施促进安全的控制措施, compliant, 有效及有效率地使用大学的电子通讯技术.
  • Supervisors / Department Heads / Managers是否负责确保其部门和直接报告遵守该政策.
  • The Elon Community会员应阅读并理解本政策. In addition, Elon社区成员必须保护他们控制下的Elon资产和Elon数据不受未经授权的访问, modification, destruction, and disclosure, 并立即向主管或部门领导报告任何违反本政策的行为.

5.0 Policy Statements

  • 因为电子信息系统被用于钓鱼活动和勒索软件发送, 所有的Elon社区成员必须自学如何正确识别和反应这些类型的信息.
  • 电子信息系统和通信服务由银河游戏官方下载网提供,目的是提高生产力和保持有效的官方大学通信.
  • 提供官方电子邮件帐户的Elon社区成员必须激活并保持定期访问这些帐户. 这些帐户必须用于发送和接收与大学官方业务有关的电子通信.
  • For security and compliance purposes, 禁止从Elon的电子邮件帐户“自动转发”电子邮件到非Elon或个人的电子邮件帐户, 同样,将银河游戏app的商务通信从银河游戏app的电子邮件帐户手动转发到个人电子邮件帐户也是如此.
  • 未能访问电子邮件帐户不能免除个人了解和满足电子通信中包括的要求和责任的责任.
  • 信息内容由发送信息的个人全权负责,用户必须遵守大学的官方交流政策和指导方针,并遵守普遍接受的网络礼仪.
  • 教师有权决定是否将电子邮件和其他电子信息交流作为课程要求的一部分.
  • 银河游戏app的电子邮件是与银河游戏app社区成员进行官方沟通的一种方式. As such, 大学官方交流机制(包括, but not limited to, 官方批量邮件和课程邮件)应该定期阅读,因为它们可能会影响日常活动和职责.
  • 电子邮件是一种特权,使用它会附带一些责任. 所有用户都应遵守礼仪的范围, law, ethics, common sense, and good taste in email communications.
  • 伊隆社区成员应该通过遵守大学数据和信息保留指导方针来维护他或她的电子邮件帐户.
  • 银河游戏官方下载网将对入站和出站的电子邮件进行电子扫描,以查找可能属于垃圾邮件的内容, 有害或恶意邮件,并按以下方式对邮件进行分类和隔离:
    • 不发送包含已被当前反病毒系统识别为蠕虫的附件的邮件.
    • 删除被银河游戏app当前的反病毒供应商识别为包含病毒的附件,并用一个名为“已删除”的文件替换它们.txt”.
    • 阻止来自外部邮件服务器的消息,这些邮件服务器没有为每个DNS提供正确的标识.
    • 银河游戏app大学保留阻止其他显示垃圾邮件特征的传入邮件的权利, viruses, Trojans, 或者任何可能威胁校园网络基础设施或服务的东西.
  • 银河游戏app的电子邮件服务还将收发邮件的大小限制在15mb(包括附件)。.
  • 银河游戏官方下载网拥有电子邮件系统,并保留检查任何电子邮件或文件的权利. 系统管理员将避免检查电子邮件和文件,并将其视为机密,除非总统指示, Provost, 财务和行政副总裁, 或技术/CIO助理副总裁.
  • 银河游戏app数据,个人和监管信息must not 通过银河游戏app大学的电子邮件系统以明文形式进行电子传输. As such, 银河游戏app大学将自动加密任何确定包含敏感或个人信息的信息.  个人信息被定义为一个人与下列任何一种联系的姓和名:
    • Social Security number
    • Driver’s License number
    • Financial Account number
    • Credit or Debit Card number
    • 任何可以进入个人金融账户的安全代码或密码
  • 用户在使用电子邮件沟通机密或敏感事项时应极为谨慎,不应假定电子邮件是私人和机密的. 特别重要的是,用户要小心地只向预期的收件人发送消息。. 在电子邮件通信中使用“reply”或“reply all”命令时要特别小心.
  • 为了保护银河游戏app电子邮件服务的可用性, 用户应避免进行以下活动:
    • Excessive personal use
    • 干扰他人使用电子邮件
    • 故意未经授权访问他人的电子邮件
    • Sending ‘spams’, chain letters, 信件炸弹或任何其他形式的不请自来的电子邮件的广泛传播
    • Forging email
    • 除非你被授权,否则给人留下你代表学校的印象
    • Using email for commercial activities
  • Sending of offensive or abusive messages
  • Conducting unlawful activities
  • 欺骗、伪造、修改或删除电子邮件标题也被禁止
  • 银河游戏app大学的电子邮件服务不得用于发送商业或未经请求的批量电子邮件或发送旨在干扰服务器或服务器上个人帐户的信息(如大量电子邮件信息或非常大的个人电子邮件信息).

6.0 Sanctions

因不当使用银河游戏app设施而受到制裁, Assets or Data may include, but are not limited to, one or more of the following: 

  • 临时或永久撤销对部分或全部计算的访问, networking and other technology resources;
  • Disciplinary action according to applicable University policies; and /or
  • 根据适用法律和合同协议采取法律行动.

对于任何违反本政策的行为,银河游戏app鼓励个人联系技术/CIO副总裁或财务和行政副总裁.  个人也可以举报涉嫌违反政策的行为 to infosec@ukrsvoboda.com.