活动办公室 & 空间管理

银河游戏app大学的活动和空间管理办公室负责协调工作, 推动和执行所有校园活动. 该办公室将监督学校的主要活动日历, 监测空间利用和机构资源,以协助开展多样化的方案编制, 学生参与, 学习与发展.

事件和空间管理政策和程序

已经制定了其他政策和程序,目前正在审查中.

预订的指导方针

所有教职员工须于活动开始前,透过 25 Live Pro. 该系统将作为一个集中调度工具来管理校园地点和活动相关资源的分配,以确保所有校园活动和活动的成功进行. 未通过此系统提交的事件请求可能无法被授予或访问 校园资源提供者 (i.e. 搬迁搭建、活动技术、餐饮、校园安全、警务).

  1. 事件类别
    协助提前计划和准备工作, 根据事件要求和/或地点,建立了三个事件级别和参数. 事件和空间管理办公室认识到,某些事件将在设定的参数之外发生, 由于紧急情况和/或大学的要求. 这些事件将逐案审查.

    • (a)一级速递事件: I级事件请求不需要事件资源提供者的协助,并且发生在指定的房间内. 临时会议请求可以在活动当天或开始日期前13天使用位于25live pro仪表板上的Express Scheduling提交.
    • (b)二级事件: 二级事件请求需要最低限度的后勤/资源供应商支持, 和/或通常发生在固定的房间, 学术空间或容量在300人以下的场所. 确保有足够的时间处理, 计划和准备, 必须提交预订请求 10个工作日/14天 提前.
    • (c) III级事件: III级请求需要广泛的后勤/资源提供者支助, 和/或通常发生在容纳300人以上的大型活动场所或户外. 确保有足够的时间处理, 计划和准备, 必须提交预订请求 15个工作日/21天 提前.
  2. 分级调度系统 最大限度地满足校园社区的多样化需求,并最大限度地利用大学设施, 建立预约分级调度制度. 事件提交的顺序将基于事件类型和分组类别. 提交活动申请的既定期限将每年在 事件和空间管理网站. 遵循设定的调度周期, 所有活动申请均接受先到者参加, 谁涨基础.
  3. Co-Sponsorships 事件和空间管理办公室 recognizes that events are often co-sponsored by multiple organizations and entities; however, 团体不应使用他们的特权访问大学空间和服务不适当的外部或未经授权的团体. 教师, 工作人员, 此外,学生不应为非直接赞助的活动预留场地, 他们对此没有经济责任, 没有积极参与, 和/或他们不会出席的活动. 共同赞助将根据具体情况进行审查.
  4. 工厂合规
    任何事件发生都需要遵守所有大学建筑政策和程序. 不当行为或任何滥用设施可能导致暂停和/或终止预订特权.
  5. 活动任务
    事件和空间管理办公室可以重新分配或取消预订/确认,如果, 由于不可预见或无法控制的情况, 预留的空间必须用于其他目的,以实现学校的最大利益,否则预留的空间将被视为大学的使命和目标之外.
  6. 活动安全
    活动和空间管理办公室保留为任何必要的活动分配大学警察/安全覆盖的权利. 赞助机构将负责与此资源相关的所有费用. 请注意,所有有上门销售的活动都需要大学警察的掩护. 请致电(336)278-5555与校园安全和警察联系,了解安全相关的费用估算.
  7. 活动安全要求
    所有安全要求,由 保险及风险管理 必须一直遵守吗. 事件和空间管理办公室, 校园安全与警察, 保险和风险管理办公室保留由于不可预见或不可控制的情况造成安全风险而重新分配或取消已确认的预订的权利.
  8. 事件取消或更改
    考虑到银河游戏app校园资源提供者的可用性, 事件准备时间, 空间利用率, 以及财务成本, 银河游戏app要求所有活动取消或更改通过 活动取消/更改表格,不迟于 72小时前 到活动日期. 请注意,持续延迟取消将根据具体情况进行审查,并可能导致失去预订特权.
  9. 活动广告
    活动和空间管理办公室要求活动不做广告(印刷材料), 电子通讯, 社交媒体, 等.)在事件被确认之前. 需要注意的是,来自25 Live系统的初始电子邮件响应并不是事件确认. 请联系活动和空间管理办公室, 如果您在广告之前不确定您的活动状态.
  10. 食物 & 饮料
    任何计划提供食品和饮料的活动都必须 联系银河游戏app餐饮-磨坊点餐饮 为确保遵守健康和安全标准提供支持. 大学政策禁止团体分享或提供食物和/或饮料在活动中未经同意和支持的伊隆餐饮-磨坊点餐饮.
  11. 赛事租赁设备
    学校提供各种校园资源来支持校园活动. 这种帮助可以通过联系指定的校园服务提供商来请求和获得. 如果资源提供者不能满足事件的需求, 有时可能需要租用设备. (这可能包括桌子、椅子、帐篷、视听设备等.). 任何租用的设备均由主办机构自行负责. 所有供应商必须遵守规定的安全程序. 组织代表必须在场监督这些资源的设置和分解,并必须确保在与活动和空间管理办公室商定的时间内领取设备, 设施管理, 或传媒服务. 银河游戏官方下载网将不承担外包租赁设备的责任.